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Confirmación de Asistencia a Evento. Diario 5 días y Renfe.

Como conseguir que su evento sea un éxito.

Descripción del Proyecto

Entre los meses de diciembre y enero realizamos para una importante empresa de publicidad, un servicio de convocatoria y confirmación de asistencia a eventos. Se trataba de un acto organizado por el Diario 5 días en colaboración con la empresa Renfe.

Empezamos a planificar la convocatoria al evento 30 días antes de su realización. Debíamos contactar en 5 días laborables con una Base de Datos de 2.100 asistentes potenciales con el objetivo de localizar a las personas clave de las organizaciones; Gerentes, Directores Generales o Administradores para obtener su email y enviarles la invitación al evento.

En el período de una semana contactamos con el total de las empresas. Además, como dificultad añadida, en algunas ocasiones fue necesario una rellamada, ya que no todos ellos estuvieron disponibles en el primer contacto.

Una vez finalizada la fase de actualización y obtención de la base de datos de los futuros asistentes, se procedío al envío de la invitación vía correo electrónico.

A los pocos días del envío de la invitación por email, cuando aún estaba muy presente en la mente de nuestro público objetivo, volvimos a llamarles por teléfono para recordales la invitación y averiguar el interés en participar en el evento. Así conseguimos determinar un listado de asistentes bastante preciso.

Para finalizar, 7 días antes del evento volvimos a contactar a los asistentes para confirmar su asistencia. En esta última llamada, algunos cancelaron su participación y otros tuvieron la ocasión de invitar a colaboradores interesados en el evento con el fin de hacer networking.

De esta manera, con el servicio de convocatoria y confirmación de asístencia a eventos, conseguimos que nuestro cliente eliminará dudas y planificara el aforo sin incertidumbre.

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