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Confermare la Partecipazione agli Eventi: Giornale 5 dias e Renfe

Servizio di Convocazione e Partecipazione agli Eventi

Descrizione del Progetto

Nel dicembre – gennaio abbiamo realizzato, per una importante impresa di pubblicità un servizio di convocazione e partecipazione agli eventi. C’era un evento organizzato dal “Diario 5 dias”, in collaborazione con Renfe.

La convocazione venne sistemata 30 giorni prima dell’evento. L’obiettivo era contattare in 5 giorni di lavoro una banca di 2100 potenziali partecipanti ai fini di localizzare le persone chiave di ciascuna compagnia: direttori, direttori generali o amministratori, per ottenere il loro indirizzo di e-mail e inviare loro l’invito all’eventi.

In una settimana abbiamo contattato tutte le società trovate nella banca di dati. Oltre ciò, in certi casi, è sorta la difficoltà di contattare di nuovo i potenziali partecipanti, giacché non tutti risultarono disponibili alla prima chiamata.

Terminata la tappa dell’aggiornamento e ottenuti i dati dei futuri partecipanti, è stata inviato l’invito per e-mail.

Qualche giorno dopo l’invio dell’invito attraverso e-mail, mentre si manteneva tuttavia attuale nella mente del pubblico target, abbiamo di nuovo realizzato un contatto telefonico, per ricordare l’invito e conoscere il grado del loro interesse per la partecipazione all’eventi. Di tal modo, siamo riusciti determinare una lista abbastanza precisa dei partecipanti.

Finalmente, 7 giorni prima dell’eventi, abbiamo preso per l’ultima volta contatto con i partecipanti, per confermare la loro presenza. In questa ultima chiamata, una parte di loro ha annullato la partecipazione, mentre altri hanno invitato collaboratori, ai fini di realizzare networking.
Di questo modo, attraverso il servizio di convocazione e conferma della partecipazione agli eventi, siamo riusciti a eliminare i dubbi del cliente.

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